สินค้าคงคลัง คืออะไร? มีกี่ประเภท? มีวิธีบริหารจัดการอย่างไร?

สินค้าคงคลัง  (Inventory) สินค้าที่มีความสำคัญต่อความสมดุลทางการตลาด หากจัดการดีก็จะทำให้ธุรกิจนั้นเป็นไปอย่างราบรื่น

หากจัดการแย่ก็จะส่งผลให้ธุรกิจนั้นหยุดชะงักจนเกิดความเสียหายได้ ผู้ผลิตจึงต้องมีวิธีบริหารจัดการให้รอบคอบเพื่อให้ดำเนินธุรกิจต่อไปได้

สำหรับผู้ประกอบการมือใหม่ที่ยังไม่คุ้นเคยหรือกำลังสงสัยว่าสินค้าประเภทนี้คืออะไร? ส่งผลกระทบต่อธุรกิจอย่างไร?

KACHA จะพาไปทำความรู้จักสินค้าประเภทนี้ให้มากขึ้นกันว่าคืออะไรกันแน่?

รู้จัก สินค้าคงคลัง คืออะไร?

สินค้าคงคลัง (Inventory) คือ สินค้าหรือวัตถุดิบที่ถูกเก็บไว้เพื่อจัดจําหน่ายในอนาคต หรือเป็นสินค้าคงเหลือในโกดัง คลังสินค้า เพื่อการบริหาร การผลิต รวมถึงการเปลี่ยนจากสภาพหนึ่งไปเป็นสภาพหนึ่ง เพื่อเข้าสู่กระบวนการถัด ๆ ไป ส่วนใหญ่มักเป็นสินค้าที่มีมูลค่าในกระบวนการผลิต ดังนั้นแต่ละธุรกิจจำเป็นต้องมีการบริหารจัดการสินค้าคงคลังให้มีความเหมาะสม ไม่เยอะหรือไม่น้อยไป เพราะถ้าสินค้าคงคลังมีจำนวนมากเกินไปก็จะส่งผลให้มีต้นทุนการจัดเก็บและดูแลรักษาสินค้าสูง แต่หากสินค้าคงคลังมีน้อยเกินไปก็อาจทำให้ไม่เพียงพอต่อความต้องการของผู้บริโภค ทำให้ธุรกิจเสียลูกค้าไปโดยเสียเปล่า แต่หากเป็นวัตถุดิบก็จะส่งผลให้ขั้นตอนการผลิตหยุดชะงัก รบกวนสมดุลตลาด สิ่งเหล่านี้ล้วนทำให้เกิดความเสียหายในระยะยาว ธุรกิจจึงต้องมีการวางแผน จัดทำรายงานสินค้า หรือวิธีต่าง ๆ ที่ช่วยรักษาความเหมาะสมของปริมาณสินค้าคงคลัง เพื่อให้ธุรกิจเป็นไปอย่างราบรื่น 

ประเภทของ สินค้าคงคลัง 

 สินค้าคงคลัง มีหลายประเภท แบ่งได้เป็น 4 ประเภทหลัก ๆ ดังนี้

1. สินค้าคงคลังประเภทวัตถุดิบ (Raw Materials: RM)

วัตถุดิบ คือ สิ่งที่ผู้ผลิตนำมาใช้ในกระบวนการผลิตหรือแปรรูปให้เป็นสินค้าสำเร็จรูป อาจจะอยู่ในรูปของวัตถุดิบหรือชิ้นส่วนของสินค้า เพื่อนำไปแปรสภาพให้เป็นสินค้าสำเร็จรูป รวมไปถึงสิ่งของที่บริษัทเลือกซื้อมาจากแหล่งอื่นด้วยเช่นกัน 

2. สินค้าคงคลังประเภทงานที่อยู่ในขั้นตอนผลิต (Work-in-process: WIP)

สินค้าคงคลังประเภทนี้เป็นวัตถุดิบหรือสินค้าที่ยังอยู่ในขั้นตอนผลิต แปรรูป ที่อยู่ในลักษณะที่ไม่สมบูรณ์ รอการแปรรูปอีกรอบเพื่อให้สินค้าพร้อมจำหน่าย หรือสินค้าที่ค้างอยู่ระหว่างกระบวนการผลิต จนกว่าสินค้าจะผลิตเสร็จพร้อมขาย 

3. สินค้าคลังประเภทสินค้าสำเร็จรูป (Finish Good: FG) 

สินค้าสำเร็จรูปเป็นสินค้าผ่านกระบวนการผลิตทุกขั้นตอนอย่างสมบูรณ์ ผ่านการเช็ก ตรวจสอบมาตรฐานของบริษัทแล้ว เรียกได้ว่าเป็นสินค้าพร้อมจัดจำหน่าย ส่งมอบให้ลูกค้า เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ตามหน้าที่ของสินค้า

4. สินค้าคลังประเภทวัสดุ/อุปกรณ์สำหรับซ่อมบำรุง

วัสดุและอุปกรณ์สำหรับซ่อมบำรุง เป็นสิ่งที่ไม่ได้ใช้ในกระบวนการสร้างหรือผลิตโดยตรง แต่จะถูกใช้ในการซ่อมแซมการผลิตสินค้า เช่น น้ำมันหล่อลื่นที่ถูกใช้งานกับเครื่องจักรในโรงงาน หรืออุปกรณ์ที่ใช้ในคลังสินค้า เป็นต้น

ประโยชน์ของสินค้าคงคลัง

ประโยชน์ของสินค้าคงคลัง ช่วยสำรองวัตถุดิบ ชิ้นส่วนในการผลิต และผลิตภัณฑ์สำเร็จรูป สำหรับผลิตและจัดจำหน่ายให้เพียงพอต่อความต้องการของผู้บริโภค และช่วยให้กระบวนการผลิตทั้งหมดไม่หยุดชะงัก ช่วยรักษาฐานลูกค้า สินค้าคงคลังจึงมีความสำคัญมากในการทำธุรกิจ เพราะเป็นส่วนสำคัญที่ช่วยสร้างความสมดุลให้กับห่วงโซ่อุปทาน (Supply Chain)  นอกจากนี้ยังเป็นสิ่งที่นำไปใช้คำนวณต้นทุนสินค้าคงคลังให้อยู่ระดับที่ต่ำสุดแบบไม่กระทบต่อการบริหารงานอีกด้วย การจัดการสินค้าคงคลังจึงเป็นสิ่งที่เจ้าของของธุรกิจไม่ควรมองข้ามเลยแม้แต่น้อย

ระบบการควบคุมสินค้าคงคลัง

ระบบควบคุมสินค้าคงคลัง มีหลายแบบให้เลือก ดังนี้

1. ระบบ ABC (Activity Based Costing) แบ่งออกตามมูลค่า (Value) ของสินค้าชนิดนั้น  มี 3 ประเภทย่อย คือ

• •  สินค้าประเภท A (เข้มงวดมาก) มูลค่ากว่า 80 % ของราคาสินค้าคงคลังทั้งหมด ต้องใช้ระบบสินค้าคงคลังอย่างต่อเนื่องและต้องเก็บไว้ในสถานที่ที่ปลอดภัย ส่วนการจัดซื้อควรหาผู้ขายไว้หลาย ๆ ราย เพื่อลดความเสี่ยงเรื่องขาดแคลนสินค้า รวมถึงสร้างทางเลือกให้สามารถเจรจาต่อรองราคาได้
  • สินค้าประเภท B (เข้มงวดปานกลาง) มูลค่าประมาณ 20% ของราคาสินค้าคงคลัง ใช้วิธีเหมือนสินค้า A แต่มีความถี่ในการตรวจนับจำน้อยกว่า
  • สินค้าประเภท C (เข้มงวดน้อย) มูลค่าไม่เกิน 10% ของราคาสินค้าคงคลังทั้งหมด สินค้าคงคลังประเภทนี้จะวางให้ใช้ได้ตามสะดวก เนื่องจากเป็นของราคาถูกและมีปริมาณมาก

ข้อดี : บอกความเคลื่อนไหวของสินค้าในแต่ละกลุ่มได้ชัดเจน ช่วยให้การกระจายการซื้อสินค้าไปยัง supplier หลาย ๆ รายตามสายโซ่อุปทาน

2. ระบบสินค้าคงคลังอย่างต่อเนื่อง (Continuous Inventory System Perpetual System)

ใช้วิธีลงบัญชีทุกครั้งที่มีการรับและจ่ายของ สินค้าคงคลัง ทำให้บัญชีแสดงยอดคงเหลือแบบเรียลไทม์ของสินค้าคงคลังอยู่เสมอ 

ข้อดี : มีสินค้าคงคลังเผื่อขาดมือน้อยกว่า นอกจากนี้ยังสามารถตรวจสินค้าแต่ละตัวอย่างอิสระแบบเจาะจงเข้มงวดเฉพาะรายการได้

3. ระบบสินค้าคงคลังเมื่อสิ้นงวด (Periodic Inventory System)

ใช้วิธีการลงบัญชีเฉพาะในช่วงเวลาที่กำหนดไว้เท่านั้น เช่น รายสัปดาห์ รายเดือน รายปี ฯลฯ เหมาะกับสินค้าที่มีการสั่งซื้อและเบิกใช้เป็นช่วงเวลาที่แน่นอน ส่วนมากมักจะมีระดับสินค้าคงคลังเหลือสูงกว่าระบบสินค้าคงคลังอย่างต่อเนื่อง เพราะมีการเผื่อสำรองการขาดมือสำหรับเหตุการณ์ไม่คาดคิดไว้ก่อนล่วงหน้า และสามารถปรับปริมาณการสั่งซื้อใหม่ เพื่อรองรับการเปลี่ยนแปลงไปด้วย 

ข้อดี : ใช้เวลาน้อยกว่าและเสียค่าใช้จ่ายในการควบคุมน้อยกว่า ดีกับการสั่งซื้อจากผู้ขายรายเดียวกันหลายชนิด ช่วยลดค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับเอกสาร ลดค่าใช้จ่ายในการสั่งซื้อ และสะดวกต่อการตรวจนับยิ่ง นอกจากนี้ยังมีค่าใช้จ่ายในการเก็บข้อมูลสินค้าคงคลังต่ำกว่า

เทคนิคจัดการ สินค้าคงคลัง

• แยกประเภทด้วยรหัสสินค้า (SKU)

วิธีนี้จะช่วยให้การจัดเก็บ การนับสต็อก และการขนส่งมีความสะดวกรวดเร็วมากขึ้น (มาก) สามารถทำได้โดยการติดป้ายหรือบาร์โค้ด (Barcode) เพื่อแยกประเภทสินค้าด้วยรหัสสินค้าให้ตรงกับเว็บไซต์อีคอมเมิร์ซ รวมถึงกำหนด Stock Keeping Unit (SKU) ให้สินค้าแต่ละประเภทมีความแตกต่างกันอย่างชัดเจน 

• สังเกตระยะเวลาจัดหาสินค้าแต่ละชนิด

ผู้ผลิตต้องรู้ว่าสินค้าแต่ละชนิดนั้นมีระยะการผลิตหรือระยะการส่งเท่าไหร่ เพื่อวางแผนสำหรับเพิ่ม- ลดสต็อกสินค้า หรือจัดการ สินค้าคงคลัง ในระบบหลังบ้าน เพื่อให้ทันต่อการผลิตและความต้องการของลูกค้า

• เตรียมพร้อมล่วงหน้าสำหรับอีเวนต์และฤดูกาล

ในแต่ละช่วงของปีจะมีเทศกาล หรือ อีเวนต์ต่าง ๆ ที่เป็นช่วงเวลาทองคำ เช่น หน้าฝน จะขายร่มได้มากกว่าฤดูอื่น หรือวันวาเลนไทน์จะขายดอกกุหลาบหรือช็อกโกแลตได้ดีเป็นพิเศษ ดังนั้นผู้ผลิตจึงต้องสังเกตพฤติกรรมของลูกค้า เพื่อเตรียมสต็อกสินค้าให้เพียงพอ

• ตรวจสอบโกดัง / คลังสินค้าเป็นประจำ

ควรตรวจสอบคลังสินค้าประจำ อาจจะแบ่งช่วงตรวจเป็นรายวัน รายสัปดาห์ หรือรายเดือน เพื่ออัปเดตจำนวนสินค้าที่ขายได้และสินค้าคงเหลือ เพื่อคำนวณรายได้ กำไร และวางแผนการสั่งซื้อสินค้าในล็อตใหม่ต่อไป

• จัดระเบียบให้กับสถานที่เก็บสินค้า

การจัดระเบียบภายในโกดัง คลังสินค้า ที่ใช้สต็อกสินค้ามีความจำเป็นมาก เพราะช่วยให้สินค้าอยู่เป็นหมวดหมู่ ทำได้โดยการแบ่งสถานที่เก็บสินค้าเป็นสัดส่วนชัดเจนสำหรับสินค้าแต่ละประเภท และทำรายการสินค้า โดยระบุตำแหน่ง เลขที่ชั้นวางสินค้า พร้อมทำป้ายกำกับชั้นวางสินค้าทุกชั้น และมีอัปเดตจำนวณสินค้าที่นำเข้า-ออกตลอดเวลา เพื่อพัฒนาระบบคงคลังให้ตอบสนองการใช้มากที่สุด เช่น การเพิ่มชั้นวางสินค้า การขยายโกดัง หรือต่อเติมองค์ประกอบของโกดังให้แบ่งเป็นสัดส่วนมากขึ้น

จะเห็นว่าการจัดการ สินค้าคงคลัง นั้นมีรายละเอียดหลายอย่าง โดยเฉพาะในปัจจุบันที่มีเทคโนโลยีเข้ามาช่วยอำนวยความสะดวก ส่งผลให้มีระบบต่าง ๆ เพิ่มขึ้นจำนวนมาก ผู้ประกอบการจึงต้องศึกษาและอัปเดตความรู้ใหม่ ๆ อยู่เสมอ เพื่อประสิทธิภาพในการบริหารระบบคลังสินค้าที่ดีที่สุด คุ้มค่าที่สุด และน่าลงทุนที่สุด

บทความที่น่าสนใจ

• FIFO คือ? เหมาะกับคลังสินค้าแบบไหน? สำคัญอย่างไรในอุตสาหกรรม?
• รู้จักกับ คลังสินค้ามีกี่ประเภท แบ่งตามลักษณะการใช้งานได้อย่างไรบ้าง?
• แชร์เคล็ดลับ วิธีนับสต๊อกสินค้า ในโกดัง คลังสินค้าให้มีประสิทธิภาพ
• ระบบ WMS คือ อะไร? มีประโยชน์อย่างไรต่อธุรกิจคลังสินค้า
• TPM คือ อะไร? มีประโยชน์อย่างไรต่อธุรกิจอุตสาหกรรม

ขอบคุณข้อมูลจาก : HOCCO